Wer kennt diese Situation nicht: Man verbringt viel Zeit in Besprechungen, ohne selbst etwas zu sagen zu haben, auf die eine Information wartend, die am Ende dann doch unter den Tisch fällt, weil die Besprechung überzogen wurde.
Mitarbeiter außerhalb der Produktion und Führungskräfte verbringen einen signifikanten Anteil Ihrer Arbeitszeit in Besprechungen.
Leider erfüllen diese die Erwartungen oft nicht. Im Gegenteil, oft werden Besprechungen genutzt. um Verantwortung abzuschieben oder um Kontrolle auszuüben.
Es wird viel oft viel geredet und dennoch werden wenige essenzielle Entscheidungen getroffen. Dafür beantworten schon seit längerem viele Menschen Ihre Post während der Besprechungen oder spielen mit dem Handy.
Viele, die etwas zu sagen hätten sind eher ruhig, weil immer dieselben Selbstdarsteller die Bühne dominieren. Statt sachliche Diskussionen zu führen, kommt es eher zu Schaukämpfen, um das umso mehr, je höher in der Hierarchie die Besprechung angesiedelt ist.
Die Pandemie Krise hat hier zwar etwas verschoben, dafür kommt es hier zu anderen Effekten: Es findet zu wenig Austausch statt. Und wieder leiden dieselben Menschen: Die ruhigeren eher introvertierten Menschen bekommen nichts mehr mit.
Besprechungen sind häufig schlecht vorbereitet, damit sind die Teilnehmenden schlecht vorbereitet, somit kommt es zu keinen Entscheidungen und wenig Fortschritt.
Die Lösung sind regelmäßige sogenannte Stand – Up Meetings.
Diese Stand-up Meetings ersetzen einen erheblichen Teil der oben beschriebenen Besprechungen. Sie folgen einigen wenigen Regeln bzw. Empfehlungen:
- Sie finden, wie der Name sagt (ich bleibe beim englischen Begriff, der sich eher durchgesetzt hat als Stehend-Besprechung) im Stehen satt. Das hat mehrere Gründe. Zum einen verhindert die aktivere Form das bequeme Kaffeegeplauder. Zum anderen bleibt durch die Dynamik des Stehens (mal ans Bord gehen, dann dem anderen Platz machen, etc.) auch der Geist aktiver.
- Sie sind ritualisiert und finden zu immer gleichen Zeitpunkten statt. Am besten täglich, auf keinen Fall in mehr als einwöchigem Rhythmus. In Home-Office Zeiten gilt das ganz besonders.
- Damit sind wir beim nächsten Punkt: Sie finden in Präsenz, Online oder Hybrid statt
- Die Tagesordnung ist ebenfalls fix, einfach und ritualisiert. Die folgenden 3 Fragen können als Kern Gerüst ausreichen: a) Was habe ich gestern gemacht? b) was steht heute an? c) welche Entscheidungen brauche ich von anderen.
- JEDER Teilnehmer geht durch die Standardagenda und trägt aktiv vor. Somit kommen auch die eher introvertierten zu Wort. Eventuell fällt es Ihne zu Beginn schwer, sie werden es aber vermutlich bald als großen Vorteil sehen.
- Es wird kein Protokoll geführt, stattdessen arbeiten alle aktiv mit Karten an der Tafel oder Whiteboard. In Homeoffice Zeiten kommt zusammen mit ZOOM, TEAMS oder Skype ein sogenanntes Collaboration Board wie Collaboard zum Einsatz. Damit können alle via Browser am gleichen Board arbeiten und präsentieren.
- Jede Karte auf dem Board wird mit den zugehörigen R-A-C-I Tags versehen: Wer ist Adler, wer mitverantwortlich, wer ist zu konsultieren, wer zu informieren
- Das Stand-Up Meeting dauert maximal 10 Minuten (in der Gewöhnungsphase evtl. ein paar Minuten länger). Komplexer Sachverhalte werden an den beteiligten Kreis übergeben und kurzfristig eingeplant. Ein Teilnehmer achtet auf die Zeit und wird zum Zeit-Adler
- Die Moderation des Stand-Ups muss nicht zwangsweise vom Teamleiter, Projektleiter, Scrummaster etc. übernommen werden. Empfehlenswert ist sogar eine Rotation der Moderation, das hilft beim Teamzusammenhalt.
