Das IEEE (Internationaler Berufsverband der Elektro und Elektronik Ingenieure) hat in einer Studie (Electronic ISBN:978-1-4799-4910-6) festgestellt, dass die Methoden und Praktiken bei der Zuordnung von der Verantwortung häufig mangelhaft sind und daher zu hohen Kosten führen. Dabei stellt die Studie fest, dass die RACI-Matrix entweder nicht oder nur unzureichend eingesetzt wird, was zu Chaos im (Projekt)management führt und die Realisierung der Geschäftsziele verhindert.
Zum Erreichen der gesteckten Ziele wird daher dringend zum kontinuierlichen Einsatz der Methode RACI geraten.
RACI stammt aus dem Projektmanagement und bzw. dem Change Management.
Die Feststellung des IEEE zum Einsatz von RACI bezog sich vorwiegend auf sogenannte Legacy Projekte, also auf Projekte, die in stabilen Hierarchien abliefen. Wie muss es dann erst in Digitalisierungsprojekten um das Chaos stehen, also in Projekten der sogenannten VUCA Welt. Das sind Projekte, die in einem Kontext der Volatilität, der Unsicherheit, der Komplexität und der Mehrdeutigkeit ablaufen.
Komplexität lässt sich im Allgemeinen nicht vereinfachen, aber man kann adäquat mit Komplexität und Dynamik umgehen und strukturieren. RACI ist eine adäquate und effektive Methode.
- RACI steigert die Transparenz, eine Voraussetzung um den Überblick über ein volatiles Umfeld zu behalten.
- RACI beseitigt Unsicherheiten, indem Rollen dynamisch und strukturiert zugewiesen werden können.
- RACI strukturiert die Zusammenarbeit und verteilt Zuständigkeiten im Netzwerk, wo sich eine exponentiell steigende Komplexität mit Hierarchien nicht mehr beherrschen lässt.
- RACI beseitig Missverständnisse im Management. Dadurch werden Deadlocks und Waste reduziert, insbesondere werden Ausschuss und Terminverzögerungen vermieden.
Die Methode RACI ordnet jedem Stakeholder einen oder mehrere RACI Tags (max 4 R,A,C, I) zu, welche seine Mitarbeit, also sein Involvement wie folgt beschreibt:
A = Accountable, Adler* , Zuständig
Der Adler, ist für die korrekte und vereinbarte Erledigung der Aufgabe zuständig. Er ist auch für die Rahmenbedingungen zuständig und damit z.B. auch für die Einhaltung von internen und gesetzlichen Vorgaben haftbar. Er koordiniert alle Stakeholder, die an der Erledigung des Ziels aktiv oder passiv beteiligt sind. Dazu delegiert er auch Zuständigkeiten nach innen, das heißt er vereinbart innerhalb seiner Organisation, wer weitere „Adler Rollen“ übernimmt. Nach außen bleibt er nach wie vor alleiniger zuständiger Adler.
Der Adler koordiniert das Team und achtet darauf, dass es für jede Rolle Stellvertreter gibt.
Die Zuordnung der RACI Tags ist nicht in Stein gemeißelt, sondern kann dynamisch, aber transparent verändert werden, wenn es z.B. sinnvoll ist, Ressourcen auszubalancieren. Auch dafür ist der aktuelle Adler zuständig (siehe Standup Meetings).
R = Verantwortlich, Mitverantwortlich
Mit R ist die Verantwortung zur Durchführung einer Handlung, einer Arbeit oder typischerweise Abarbeitung von (Teil-)Aktivitäten eines Arbeitspaketes gemeint.
Arbeiten mehrere Stakeholder bzw. Teammitglieder an einem Arbeitspaket, so ist der Adler für die Koordinierung der Aktivitäten zuständig.(siehe Standup Meetings).
C = zu Konsultieren
Mit dem C – RACI Tag werden alle Stakeholder ausgestattet, die zu konsultieren sind, bevor Entscheidungen im Kontext der Aufgabe getroffen werden. Beispiele: Wenn ein Arbeitspaket Schnittstellen zu anderen Arbeitstakten besitzt, so ist der Adler und gegebenenfalls Mitverantwortliche zu konsultieren, bevor Änderungen an den Schnittstellen vorgenommen werden. Auch müssen sich Stakeholder deren Befugnisse nicht ausreichen, an die C-getaggten Stakeholder zu wenden, um z.B. Entscheidungen einzufordern. Typisch für das Abrufen von Konsultationen sind Dokumente (z.B. QS Standardänderungen) , welche in Organisationen häufig in den Umlauf gehen, bevor diese endgültig bestätigt (approved) werden. Hier genügt dann ein Blick in die RACI Matrix, um zu sehen, an wen diese Dokumente zu verschicken sind.
Wichtig: Konsultiert wird, bevor Entscheidungen getroffen werden.
Übrigens: In vielen Artikeln über RACI werden Experten, als typische Beispiele für zu konsultierende Stakeholder angegeben. Zwar gehören diese auch dazu, viel wichtiger sind jedoch die eigenen Teamkollegen und Projektkollegen, zu denen im der täglichen Arbeit Schnittstellen bestehen. Auch Kunden gehören oft zu diesem Kreis. Dadurch wird pro-aktive Kommunikation gefördert. (siehe RACI Mindset, Mindset)
I = zu Informieren
Als letzter RACI Tag reden wir über die Informationspflicht. Relevante, betroffene Stakeholder mit einem I-Tag werden informiert, nachdem Entscheidungen getroffen wurden. Dies sind meist Stakeholder, die ohne diese Information nicht weiterarbeiten können, oder Adler, die mithilfe dieser Informationen den Überblick erhalten. wichtig ist, dass für eine agile Arbeitsweise diese Stakeholder pro-aktiv informiert werden, ohne in der Regel nachfragen zu müssen.
Die RACI Matrix
Für jede Aufgabe, jede Teilaufgabe, jede Aktivität, aber auch für jedes Projekt oder Teilprojekt wird eine RACI Zeile erstellt.
Das Beispiel oben zeigt eine Zeile für das (Teil)projekt XY:
- Die 6 Stakeholder Cleo, Clemens, Chris, Curt, Claudia und Cedrik sind an dieser Aufgabe beteiligt.
- Es gibt genau einen Adler: Cedrik. Dieser ist allein für die Erreichung des Zieles Zuständig.
- der Adler besitzt auch noch einen R- Tag, das heißt er ist auch für die Durchführung einer Teilaufgabe zuständig, an der Clemens und Claudia mitverantwortlich beteiligt sind- beide besitzen einen R-Tag. Claudia ist zusätzlich zu informieren, wenn sich der Zielstatus geändert hat.
- Cleo Curt sind zu konsultieren, bevor Entscheidungen gefällt werden, die mit der Erfüllung bzw. Auslieferung von XY zu tun haben
- Chris wird lediglich informiert, wenn sich am Ziel XY etwas geändert hat.
Die obige RACI Matrix ist ein RACI Software Screenshot aus dem Beispiel Projekt „Corona Warn App“. Ein fiktives Projekt, das Sie erhalten, wenn Sie sich die kostenfreie RACI Software herunterladen. Zwar ist das Beispiel aktiv, doch zeigt gerade der Umgang mit der Pandemie 2020, wie chaotisch Kommunikation und Handlungen ablaufen können. Damit ist der Bogen zur IEEE Studie geschlossen, denn diese beschreibt ähnliche Zustände. Die Methode RACI und ein agiles Mindset währen auch in der Pandemiebekämpfung sehr hilfreich.
